Digitalisierungsfonds 4.0 der Arbeiterkammer Wien

Die Wiener Tafel wächst – digital – zusammen!

Um das Sammeln, Verarbeiten, und Verteilen von Lebensmittelspenden zu ermöglichen, ist die Kommunikation & Koordination zwischen ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeiter:innen, Warenspender:innen, sozialen Einrichtungen und anderen (Tafel-)organisationen ein zentraler Bestandteil unser täglichen Arbeit.

Dank unseres neuen Standortes am Wiener Großgrünmarkt – das „große Tafelhaus“ mit Waren-Kühllager (siehe Bild oben) – konnten wir in den letzten Jahren wachsen, neue Kooperationen eingehen und weitere Sozialeinrichtungen versorgen.

So entstanden neue Tätigkeitsfelder, bisherige Abläufe veränderten sich und zusätzlich beschleunigt vom (technologischen) Wandel der Zeit, decken unsere Verwaltungsprogramme nun nicht mehr die Anforderungen der Tafelarbeit und die Bedürfnisse aller beteiligten Akteur:innen ab.

Im Rahmen des Projekts „Tafel 4.0 – Neues Kooperations- und Warenwirtschaftssystem der Wiener Tafel“ des „Digitalisierungsfonds 4.0“ der Arbeiterkammer Wien, entstehen gerade Grundlagen für ein ganzheitliches, nutzungsfreundliches IT-System, das Koordination, Zusammenarbeit und Kommunikation unterschiedlicher Tafel-Personengruppen, Partner:innen & Sozialeinrichtungen erleichtern soll und ermöglichen, die Wiener Tafel weiterhin gemeinsam zu gestalten.

Unser Fokus liegt dabei auf (1) Nutzungerfahrung (User Experience), Verwendbarkeit (Usability) und einem niederschwelligen Zugang; (2) Schnittstellen zu Warenspender:innen, Sozialeinrichtungen & anderen Tafelorganisationen und das Eröffnen neuer Partizipationsmöglichkeiten; sowie (3) mögliche Nutzung durch andere Tafelorganisationen und ähnliche Initiativen. 

Wir schätzen uns Glücklich, dabei auf die federführende & tatenkräftige Unterstützung und Erfahrung des Austrian Inistitute Of Technology (AIT) zählen zu können und durschreiten gemeinsam mit Stakeholder:innen der Wiener Tafel einen partizipativen „User Centred Design Prozess“.

Ziel des Projektes ist es:

• die vielfältigen Anforderungen und Bedürfnisse unserer Stakeholder:innen (ehrenamtliche und hauptberufliche Mitarbeiter:innen, Spender:innen, belieferte Sozialeinrichtungen und Organisationen etc.) zu erheben und in konkrete technische Anforderungen zu überführen
• verschiedene technische Lösungen zu analysieren, prototypisch zu testen und unter Einbeziehung unserer Stakeholder:innen zu evaluieren
  
• abschließend alle gesammelten Erfahrungen in einem Anforderungskatalog (Basis für die Entwicklung der neuen digitalen Tafel-Plattform) festzuhalten
  
• Ergebnisse & Erfahrungen anderen Tafeln und Organisationen zur Verfügung zu stellen
  

Das zukünftige System soll:

• die Kommunikation zwischen Ehrenamtlichen und Mitarbeitenden der Wiener Tafel erleichtern und intensivieren
• eine stärkere Einbindung ehrenamtlicher Mitarbeiter:innen in die Gestaltung von Arbeitsabläufen erreichen, um die bestehende Zusammenarbeit zu verbessern und neue Synergien zu finden
• eine zentrale Koordination ehrenamtlicher Mitarbeit ermöglichen und interne Abläufe zu vereinfachen
• die Erfassung von Warenspenden und die Lagerverwaltung erleichtern
• dabei unterstützen, Bedürfnisse von warenbeziehenden sozialen Einrichtungen besser berücksichtigen zu können und dadurch die Wirksamkeit der verteilten Waren erhöhen