Ehrenamts-Umfrage 2025: Eure Fragen, unsere Antworten

Liebe Tafelritter:innen,  

wie schon bei der letzten Umfrage haben wir ein paar Punkte auf der Basis eures Feedbacks zusammengestellt, um offene Fragen zu klären bzw. Einblick zu geben, was mit eurem Feedback passiert. Wir haben es in eine allgemeine Kategorie und nach Aufgaben aufgeteilt.

Ihr habt in den Antworten nach einigen Dokumenten gefragt. Der Ablauf am Brunnenmarkt und andere Informationen sind unter den Dokumenten in witami zu finden. Das Organigramm haben wir dort auch ergänzt. Es sollte auch helfen zu klären, wer wofür verantwortlich ist. Gerne nachfragen, wenn es noch nicht klar ist. Wenn euch auffällt, dass andere Informationen unter den Downloads in witami nicht zu finden sind, dann meldet uns das. Danke für den Hinweis, dass bei manchen Aufgaben das Ziel der Aktivität nicht ganz klar ist. Wir werden die Zielerklärungen in den nächsten Monaten in den Stellenbeschreibungen ausbauen.  

Es kam immer wieder der Wunsch öfter Updates von uns zu bekommen, um neue Prozesse, Pläne und Veränderungen zu kommunizieren. Wir können euch gerne alle zwei Wochen ein Freitagsupdate schicken (wenn es Updates gibt). Wir werden sie sachlich und kurz halten. Nach ein paar Monaten werden wir evaluieren, ob diese Kommunikation wirklich zu mehr Transparenz führt. Es tut uns leid, wenn ihr manchmal auf E-Mail-Antworten etwas länger wartet. Wir bemühen uns, auch über dieses Medium besser erreichbar zu sein.  

Ein Weg, wie wir euch häufig kontaktieren, sind die Anrufe, um last minute Plätze zu besetzen. Wir können diese Anrufe leider nicht komplett weglassen, weil einerseits manchmal Plätze unbesetzt bleiben und es andererseits im letzten Moment Ausfälle gibt. Wenn du sagst, du willst das gar nicht, dann notieren wir uns das und melden uns nicht mehr telefonisch für kurzfristiges Einspringen. 

Wie einige von euch vielleicht mitbekommen haben, arbeiten wir an einem neuen Warenwirtschaftssystem. Zurzeit konzentrieren sich die Bemühungen noch auf die Arbeit der Logistik, aber in einem weiteren Schritt wird es auch um euch gehen. Ein paar Punkte aus der Umfrage nehmen wir hier als Ideen mit. Zum Beispiel den Kalender, wo ihr selber Abwesenheiten eintragen könnt. Potentiell erledigt sich dann die Frage nach einem gemeinsamen witami-Passwort. Dieses Passwort ist absichtlich sehr kompliziert gestaltet, damit es nicht leicht zu hacken ist. Damit auch keine Personen, die nicht mehr aktiv sind, einsteigen können, wird das Passwort einmal im Jahr geändert. Hier geht es um euren Datenschutz.  

Leider ist es nicht möglich die Liefertouren oder das Sortieren zentraler oder zu einem anderen Zeitpunkt zu machen. Das hängt mit den Zeiten unserer Spender:innen und Sozialeinrichtungen zusammen. Trotzdem gibt es einige zentraler gelegene Aufgaben, die auch am Wochenende oder am Abend stattfinden. Wenn ihr das Gefühl habt, nichts zu finden, dann ruft uns bitte gerne an und wir besprechen mit euch die Möglichkeiten durch. Die Ausweitung unserer Arbeit wurde auf zwei Arten erwähnt: Erstens sind wir dabei, im 22. Bezirk neue Kooperationen und Strukturen aufzubauen. Zweitens wurde gefragt, ob wir auch Kleidung, Bettwäsche etc. für Armutsbetroffene sammeln würden. Wir als Die Tafel Österreich sind auf Lebensmittel und Hygieneprodukte spezialisiert. Einige Organisationen, die wir beliefern, bieten aber auch solche Unterstützung an. 

Wir finden die Idee schön, im Rahmen des Stammtischs durch Spiele oder ähnliches mehr Austausch zwischen den Ehren- und Hauptamtlichen zu erzeugen. Wir werden uns hier Dinge einfallen lassen und einmal ausprobieren. Eine Person wünscht sich auch mehr Online-Formate. Trag dich am besten in witami gleich für den Online-Stammtisch „inside Tafel“ am 16.3. ein. Auch für Fragen zur Kooperation mit Lebensmittelproduzent:innen könnt ihr euch dort eintragen. Sandra kann sie beantworten. 

In der Umfrage haben wir noch nach Themen für Marktstammtische gefragt, aber da es letztes Jahr kein großes Interesse an diesem Format gab und das Interesse auch in der Umfrage sehr gering war, haben wir beschlossen, sie auslaufen zu lassen. Die vorgeschlagenen Themen sind notiert und wir werden versuchen, sie im Rahmen der Exkursionen abzudecken. Natürlich besuchen wir auch weiterhin regelmäßig Sozialeinrichtungen (im März AmberMed). 

Eine Person von euch merkt an, dass sich andere Ehrenamtliche Lebensmittel mitgenommen haben. Es ist unter keinen Umständen erlaubt, sich Lebensmittel, die wir für Sozialeinrichtungen gesammelt haben, direkt in die eigene Tasche zu packen! Das genehmigt Die Tafel Österreich nicht. Wenn ihr selbst armutsbetroffen seid und Lebensmittel braucht, dann nehmt euch bitte aus dem offenen Kühlschrank bei uns im Haus und/oder habt einen Blick auf die Liste der Hilfsangebote in Wien. Was im offenen Kühlschrank zu finden ist, hängt natürlich stark davon ab, was an dem Tag beim Sortieren war und wie viele sich schon etwas genommen haben  

Was auch nicht akzeptiert wird, sind negative und frauenfeindliche Kommentare. Aus den Antworten, die auf solches Verhalten anspielen, geht leider nicht hervor, ob es sich um vereinsinterne Personen gehandelt hat oder um externe. In beiden Fällen aber wollen wir darauf hinweisen, dass ihr uns das gerne weitergeben könnt und wir dem nachgehen. Wenn ihr es nicht direkt ansprechen wollt, dann nutzt gerne die anonyme Feedbackfunktion in witami. 

Bitte passt immer auf eure Gesundheit auf! Hebt Kisten richtig – eine Anleitung ist zum Beispiel in witami zu finden. Wenn ihr das Gefühl habt, dass das lange Stehen anstrengend ist, dann macht bitte Pausen. Wärmere, gebrandete Outfits sind im Moment nicht geplant. Zieht euch bitte dem Wetter entsprechend an und tragt dann eine Warnweste darüber. 

Gästen wie CSV-Personen oder Schüler:innen müsst ihr ein bisschen mehr koordinieren, weil sie nur eine Basiseinführung bekommen. Auf Liefertouren setzen wir ab 2026 Gäste nur mehr als dritte Person ins Auto, damit ihr als Fahrer:innen auch eine erfahrene Person im Auto dabei habt. Es gab auch den Wunsch, dass die hauptamtlichen Mitarbeiter:innen der Tafel Österreich im Lager- und Logistikbereich auf Touren mitfahren. Wir arbeiten noch an diesem Vorschlag. 

Eine Änderung in den Prozessen war die Palette im TK bei der Geiertour. Bis vor kurzem war es üblich, die Kisten einfach ins Auto hineinzuschieben. Wir verstehen, dass das weniger Aufwand war, aber das widerspricht den Hygienevorschriften. Es gibt die Möglichkeit, dass ihr euch verpflichtet, leere Kisten unter den vollen Kisten zu platzieren. Wenn ihr uns das versprecht, dann können wir an eurem Tag auf der Tour die Palette weglassen.  

Die größte Veränderung der letzten Monate war auf jeden Fall die Kistendokumentation. Wir verstehen natürlich, dass es sich hier um zusätzliche Bürokratie handelt. Ohne sie hätten wir aber keine Kisten mehr. Der gelbe Durchschlag muss unterschrieben bei der Sozialeinrichtung bleiben, damit sie nachweislich auch eine Dokumentation ihres Aus- und Eingangs haben. Im neuen Warenwirtschaftssystem wird die Dokumentation der Kisten wahrscheinlich elektronisch erfolgen. Wo es zumindest im Moment kein technologisches Update geben wird, sind die Telefone. Diese alten Telefone sind robuster und ihr Akku hält viel länger. 

Dass manchmal Dinge am Fahrauftrag stehen, aber dann durchgestrichen sind, hat mit der Ausgabe an Sozialeinrichtungen vor Ort zu tun. Während etwas ausgegeben wird, wird es gerade in einen Fahrauftrag eingebaut. Wenn es dann von den Lagermitarbeiter:innen in den Lagerbestand eingegeben wird, ist der Lieferschein schon gedruckt und die Beladung des Autos wird schon vorbereitet. Ihr habt vollkommen Recht, dass manchmal vergessen wird auch bei den einzelnen Sozialeinrichtungen wegzustreichen, welche Ware es nicht mehr gab. Wir arbeiten daran.  

Weiters wurde zur Wagenbeladung erwähnt, dass „logischer“ beladen werden könnte, z. B. von unten nach oben vom Fahrauftrag. Es ist leider so, dass es keine allgemeine Lösung gibt, weil wir ein sehr breites Warenangebot haben. In Kombination damit, dass teilweise nur kleine Mengen bestellt werden, bedeutet das, dass die Touren weiterhin so wie zurzeit kommissioniert (Zusammenstellung der Ware für die Touren) werden müssen. Sonst könnte nicht das ganze Auto ausgenützt werden bzw. könnten nicht so viele Stellen beliefert werden oder das Tafelhaus müsste mehrmals auf jeder Tour angefahren werden. Eine Übersichtstabelle über die Produkte wie bei den Tiefkühl-Touren ist für die anderen Touren leider zu aufwendig. Grund dafür ist, dass die Produktsorten auf der Tiefkühl-Tour weniger sind. Die frei zu verteilende Ware steht ganz oben auf den Fahraufträgen.  

Das Feedback, dass die Bezeichnung der Ware auf der Liste und auf den Boxen gleich sein muss, haben wir schon vor einiger Zeit bekommen und in den wenigen Fällen, wo das passiert ist, angepasst. Es kommt schon vor, dass wir Boxen zusammenstellen, in denen ähnliche Ware zusammen ist, auf der Box steht dann z. B. „Diverse Süsswaren“. Es gibt auch eine Person unter euch, die sich wünscht, genauere Felder zum Ausfüllen zu bekommen – wie viele Kisten Obst, Gemüse etc. man bekommen hat. Das ist laut Logistik für unsere Arbeit nicht zielführend. Bitte vergesst aber nicht die Mengen zu dokumentieren. Zum Dokumentieren werdet ihr gerne die gewünschten Stifthalter auf den Klemmbrettern bekommen. Wenn in der Fahrer:innenkabine etwas fehlt, dann meldet es bitte beim Empfang.  

Die Touren können nicht immer gleich lang sein. Bei der Planung müssen logistische Fragen wie Gewicht der Beladung, Orte der anzufahrenden Stellen etc. bedacht werden. Wenn wir auf die Uhrzeit einen zu großen Wert legen, dann würde die Qualität der Touren darunter leiden. Am Freitag habt ihr übrigens keinen Stress, vor 14 Uhr zurück zu sein. Es ist dann nur mehr eine Person im Lager und diese Person kann danach nach Hause, aber sie ist genau dafür da, um auf euch zu warten. 

Wir bitten euch alles, was im Sortierraum ist, durchzuschauen und in Kisten zu schlichten. Wenn ihr mit dieser Ware fertig seid, dann fragt bitte die Lagermitarbeiter:innen, ob es noch mehr gibt. Es wird also nicht auf ein bestimmtes Ziel an Paletten hin sortiert, sondern es wird ALLES sortiert, was da ist. 

Die meisten Sicherheitsschuhe sind schon ein bisschen älter und waren eine Spende. Neue Schuhe gibt es in den Größen 44-47. Bitte vergesst nicht, das Desinfektionsspray hineinzugeben.

Es ist uns rückgemeldet worden, dass bei manchen Schichten zu wenige Ehrenamtliche waren, weil andere zu spät gekommen, früher gegangen oder vielleicht auch einfach nicht erschienen sind. Bitte gebt euch gegenseitig und Valerie rechtzeitig Bescheid, wenn ihr eine Schicht gar nicht oder nur teilweise machen könnt, damit niemand allein dort steht.

Als Feedback kam auch die Bitte, dass wir auch zur Zeit der Brunnenmarkteinsätze erreichbar sein sollten. Wir bitten euch allerdings zu respektieren, dass es sich da um unsere Freizeit handelt. Deswegen achten wir darauf, dass immer jemand mit Erfahrung bei den Touren dabei ist, und ihr müsst eure Telefonnummern in witami eintragen. Sollte etwas nicht klar sein, dann können wir es in die Stellenbeschreibung einbauen, wenn ihr uns die Fragen schickt.  

Die Sauberkeit der Westen auf den Märkten wurde auch erwähnt. Beim Naschmarkt haben die Koordinator:innen die Westen zu Hause und waschen sie zwischen den Einsätzen. Handschuhe verwenden wir vom Verein MUT. Am Brunnenmarkt hat Berndt ein Auge darauf. Wenn ihr das Gefühl habt, es sollte öfter gewaschen/nachgelegt werden, sagt ihm bitte Bescheid.  

Zuerst einmal freut es euch wahrscheinlich, dass wir tatsächlich versuchen, die Hygieneschulung an einem zentraleren Ort anzubieten. Das erste Mal wird das im März im Verein MUT (1040 Wien) sein. Eine Person kommentierte, dass die Regeln und Vorschriften die Arbeit ein bisschen kompliziert machen. Wir müssen uns trotzdem an die Hygiene-Vorgaben halten, damit wir den Gesundheitsschutz unserer Zielgruppe gewährleisten können.  

Wir bitten euch die Stellenbeschreibungen zu studieren und gebt euch bitte auch gegenseitig Tipps und Tricks weiter – denn ihr seid die Expert:innen! Je nach Aufgabe gibt es dann noch genauere Schulungen. Wenn ihr eine Infostandschulung machen wollt (auch für TafelSammeltag und Spendensammeln relevant), dann meldet euch bitte bei Valerie oder Monika. Sie setzen euch gerne auf eine Liste und wenn die Gruppe groß genug ist, wird eine Schulung organisiert.  

Wenn wir schon bei Schulungen sind, möchten wir auf Projekte in/mit Schulen hinweisen, nach denen gefragt wurde: GewissensBISS und Sensorik Labor.

Bei Fragen meldet euch bitte bei uns. Danke für euren Einsatz und euer Feedback.

Sophie und Valerie
(im Namen des gesamten Tafelteams)